Privacy statement

PRIVACY STATEMENT & DISCRIMINATIE BELEID
RMS Reyhan Meat Specialists B.V.
Persoonsgegevens van werknemers, uitzendkrachten, sollicitanten en betrokkenen
Versie 2026

1. Voorwoord en uitgangspunten
   RMS Reyhan Meat Specialists B.V. verwerkt persoonsgegevens omdat dit nodig is om arbeid te organiseren, mensen te verlonen, te begeleiden, te plaatsen bij opdrachtgevers en te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Wij verwerken niet meer gegevens dan noodzakelijk. Wij gaan vertrouwelijk om met gegevens en beveiligen deze passend. Wij gebruiken persoonsgegevens niet voor andere doeleinden dan in dit statement beschreven.

Waar in dit document RMS staat, wordt bedoeld RMS Reyhan Meat Specialists B.V. en alle afdelingen die onder haar verantwoordelijkheid persoonsgegevens verwerken.

1. Begrippen
   Persoonsgegevens
   Alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Bijzondere persoonsgegevens
Gegevens die extra beschermd zijn, zoals gegevens over gezondheid, biometrie, ras of etnische afkomst, religie of levensovertuiging, politieke opvattingen, vakbondslidmaatschap, seksuele gerichtheid, alsmede strafrechtelijke gegevens, voor zover wettelijk toegestaan.

Verwerken
Elke handeling met persoonsgegevens, zoals verzamelen, vastleggen, opslaan, raadplegen, gebruiken, verstrekken, combineren, afschermen, wissen en vernietigen.

Verwerkingsverantwoordelijke
De organisatie die het doel en de middelen van de verwerking bepaalt. Dat is RMS.

Verwerker
Een partij die in opdracht van RMS persoonsgegevens verwerkt, bijvoorbeeld salarisverwerker of softwareleverancier.

1. Wie is verantwoordelijk en hoe neem je contact op
   Verwerkingsverantwoordelijke
   RMS Reyhan Meat Specialists B.V.

Contact voor privacyvragen, verzoeken en meldingen
Office support RMS
Telefoon 0314 343630

Je kunt privacyvragen ook schriftelijk indienen bij RMS ter attentie van office support. Indien jullie met een apart privacy e mailadres werken, kan dat hier ook worden gebruikt.

1. Voor wie geldt dit statement
   Dit statement geldt voor
   werknemers en leidinggevenden
   uitzendkrachten en gedetacheerden
   sollicitanten
   stagiairs en tijdelijke krachten
   personen die in het kader van plaatsing, planning, huisvesting, transport, verzuim of begeleiding door RMS worden verwerkt
2. Welke persoonsgegevens verwerken wij
   5.1 Identificatie en basisgegevens
   naam, adres, woonplaats
   geboortedatum en geboorteplaats
   nationaliteit
   geslacht
   burgerlijke staat, indien noodzakelijk
   contactgegevens zoals telefoonnummer en e mail
   noodcontactpersoon, indien opgegeven

5.2 Arbeid en inzet
functies, kwalificaties, opleidingen en certificaten
cv gegevens, werkervaring
beschikbaarheid, planning, urenregistratie
inzetgegevens bij opdrachtgevers
beoordelingen en gespreksverslagen voor functioneren en inzetbaarheid, indien noodzakelijk en proportioneel

5.3 Loon en administratie
BSN
bankrekeningnummer
loon en looncomponenten, toeslagen en inhoudingen
loonheffingsgegevens en fiscale gegevens
pensioen en verzekeringsgegevens, voor zover van toepassing
gegevens die nodig zijn voor facturatie en controle

5.4 Identiteitsdocumenten en verblijfs en arbeidsrecht
kopie identiteitsdocument, voor zover wettelijk verplicht
verblijfsdocumenten en werkvergunningen, voor zover van toepassing
gegevens voor naleving Wet arbeid vreemdelingen en identificatieplicht

5.5 Verzuim en re integratie
verzuimregistratie zoals ziekmelding en herstelmelding
re integratie gegevens die wettelijk zijn toegestaan
medische gegevens worden in beginsel niet door RMS zelf verwerkt, behalve waar de wet dit toestaat. Medische inhoud wordt doorgaans verwerkt door de bedrijfsarts of arbodienst.

5.6 Veiligheid, kwaliteit en compliance
toegangsregistratie of bezoekersregistratie, indien van toepassing
incidentmeldingen, voor zover noodzakelijk
audit en controle informatie voor SNA, WTTA, opdrachtgeverseisen en accountantscontrole
fraude en misbruiksignalering, voor zover noodzakelijk en proportioneel

1. Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens en op welke grondslag
   Wij verwerken persoonsgegevens voor de volgende doelen en op de volgende rechtsgronden.

6.1 Uitvoering van de arbeidsovereenkomst of overeenkomst tot terbeschikkingstelling
werving en selectie
contractering en plaatsing
planning, begeleiding en aansturing in de arbeidsrelatie
opleidingen, certificering en inzetbaarheid
urenregistratie en verloning
contact onderhouden met werknemer of uitzendkracht

6.2 Wettelijke verplichtingen
loonheffingen, fiscale bewaarplichten, loonadministratie
identificatieplicht en Wet arbeid vreemdelingen
arbeidsrechtelijke verplichtingen, waaronder administratieverplichtingen
arbo verplichtingen, waaronder verzuimproces conform wet

6.3 Gerechtvaardigd belang van RMS
interne bedrijfsvoering, kwaliteitsborging en procesverbetering
voorkomen en bestrijden van fraude, misbruik en onregelmatigheden
veiligheid op locaties en bescherming van medewerkers en bedrijfsbelangen
interne en externe audits, accountantscontroles en certificering, waaronder SNA en WTTA

6.4 Toestemming
Voor verwerkingen die niet op een wettelijke verplichting, overeenkomst of gerechtvaardigd belang kunnen worden gebaseerd, vragen wij vooraf toestemming. Toestemming kan worden ingetrokken. Intrekking heeft geen terugwerkende kracht.

1. Dataminimalisatie en doelbinding
   Wij verwerken alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor het doel. Als het doel kan worden bereikt met minder gegevens, dan doen wij dat. Gegevens worden niet voor onverenigbare doelen gebruikt.
2. Hoe wij gegevens beveiligen
   Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder waar passend
   autorisaties op basis van functies
   toegangsbeheer en sterke wachtwoorden en waar mogelijk multifactor
   logging en controle van toegang
   versleuteling waar passend
   beveiligde opslag en back ups
   beperking van kopieën en export
   beveiligingsafspraken met leveranciers
   geheimhouding voor medewerkers met toegang tot persoonsgegevens
3. Wie toegang heeft tot persoonsgegevens
   Toegang is beperkt tot medewerkers en functionarissen die dit nodig hebben voor hun werkzaamheden, zoals
   personeels en salarisadministratie
   planning en operations
   finance en debiteuren
   compliance en kwaliteitsbewaking
   directie, uitsluitend waar noodzakelijk
   arbodienst of bedrijfsarts voor verzuimbegeleiding, binnen wettelijke kaders

Medewerkers met toegang zijn gehouden aan geheimhouding.

1. Delen van persoonsgegevens met andere organisaties
   Wij verstrekken persoonsgegevens alleen als dat noodzakelijk is en binnen de wet. Dit kan onder meer zijn aan
   opdrachtgevers, voor zover nodig voor plaatsing, aansturing, veiligheid, urencontrole en facturatie
   salarisverwerker, accountant, verzekeraar, pensioenuitvoerder
   arbodienst, bedrijfsarts, re integratiepartners binnen wettelijke kaders
   opleidingsinstanties en certificerende instellingen
   overheidsinstanties zoals Belastingdienst, UWV, IND of Inspectie SZW, als dit verplicht is
   juridisch adviseurs of advocaat indien nodig voor geschillen of incasso
   auditinstanties in het kader van SNA, WTTA en opdrachtgeverseisen

Met verwerkers sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Daarin staat wat zij mogen doen, hoe zij beveiligen en dat zij geheimhouding respecteren.

1. Doorgifte buiten de EU
   Wij verstrekken persoonsgegevens bij voorkeur niet buiten de Europese Economische Ruimte. Als dit toch nodig is, doen wij dit alleen met passende waarborgen volgens de AVG, zoals een adequaatheidsbesluit of standaardcontractbepalingen.
2. Bewaartermijnen
   Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Relevante uitgangspunten
   loon en fiscale administratie, inclusief kopie identiteitsdocument, volgens wettelijke bewaarplichten
   sollicitatiegegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk. Indien langer bewaren gewenst is, vragen wij toestemming
   personeelsdossier en inzetgegevens worden bewaard zolang nodig voor de arbeidsrelatie en daarna zolang nodig voor wettelijke verplichtingen, claims en verantwoording
   verzuim en re integratie gegevens worden bewaard volgens wettelijke termijnen en noodzakelijkheid
   audit en compliance stukken worden bewaard zolang noodzakelijk voor certificering, controle en verantwoording

Na afloop van de termijnen worden gegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij wettelijke verplichtingen of lopende procedures dit verhinderen.

1. Rechten van betrokkenen
   Iedere betrokkene heeft, binnen de grenzen van de wet, recht op
   inzage in de persoonsgegevens
   rectificatie van onjuiste gegevens
   wissing in specifieke gevallen
   beperking van verwerking in specifieke gevallen
   bezwaar tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang
   dataportabiliteit voor gegevens die op basis van toestemming of overeenkomst geautomatiseerd worden verwerkt

Verzoeken kunnen worden ingediend via office support op 0314 343630. RMS kan om identificatie vragen om misbruik te voorkomen. Wij reageren binnen de wettelijke termijn.

1. Klachten en toezichthouder
   Als je klachten hebt over de verwerking van persoonsgegevens, kun je contact opnemen met office support. Als je er met RMS niet uitkomt, kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
2. Datalekken
   Bij een vermoeden van verlies, diefstal of onrechtmatige toegang tot persoonsgegevens moet dit direct worden gemeld bij office support op 0314 343630. RMS beoordeelt meldplicht en neemt maatregelen.
3. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering
   RMS gebruikt persoonsgegevens niet voor geautomatiseerde individuele besluitvorming die rechtsgevolgen heeft of de betrokkene significant treft, tenzij dit expliciet is toegestaan en gemeld.
4. Wijzigingen
   RMS kan dit privacy statement wijzigen. De meest actuele versie geldt. De versie en datum worden bovenaan vermeld.

ANTI DISCRIMINATIE EN OMGANGSBELEID
RMS Reyhan Meat Specialists B.V.
Versie 2026

1. Doel en uitgangspunten
   Dit beleid heeft tot doel een veilige, respectvolle en professionele werkomgeving te waarborgen, waarin iedereen gelijk wordt behandeld. Discriminatie, intimidatie, pesten, agressie, geweld, seksuele intimidatie, bedreiging en misbruik van positie worden niet geaccepteerd.

Dit beleid geldt voor alle medewerkers, leidinggevenden, uitzendkrachten, gedetacheerden, sollicitanten, stagiairs, bezoekers en derden die onder verantwoordelijkheid van RMS werkzaamheden verrichten of op RMS locaties aanwezig zijn.

1. Wettelijk kader
   Dit beleid is opgesteld met inachtneming van onder meer
   Algemene wet gelijke behandeling
   Arbeidsomstandighedenwet en verplichtingen rond psychosociale arbeidsbelasting
   Burgerlijk Wetboek, goed werkgeverschap en goed werknemerschap
   Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs, inclusief eisen rond non discriminatie bij bemiddeling en inzet
2. Wat wij onder discriminatie en ongewenst gedrag verstaan
   Discriminatie is ongerechtvaardigd onderscheid op basis van kenmerken die niet relevant zijn voor de functie of situatie, zoals afkomst, huidskleur, nationaliteit, leeftijd, geslacht, religie, levensovertuiging, politieke opvatting, seksuele gerichtheid, burgerlijke staat, handicap, chronische ziekte of ieder ander beschermd kenmerk.

Ongewenst gedrag omvat onder meer
pesten en structureel kleineren
intimidatie en bedreiging
seksuele intimidatie, zowel verbaal als fysiek
agressie, geweld en schelden
discriminatoire opmerkingen, grappen of uitsluiting
misbruik van gezag, afhankelijkheid of machtspositie
vernederend of vijandig gedrag, ook als het zogenaamd als grap bedoeld is

1. Gelijke kansen en objectieve selectie
   RMS streeft naar gelijke kansen en objectieve selectie. Plaatsing, inzet, beoordeling, opleiding en doorgroei gebeuren op basis van functie eisen, kwaliteit, veiligheid en aantoonbare geschiktheid.

RMS neemt geen discriminerende verzoeken van opdrachtgevers aan. Als een opdrachtgever niet functierelevante eisen stelt, wordt dit afgewezen. Indien nodig staakt RMS de inzet of de samenwerking, afhankelijk van ernst en herhaling.

1. Verantwoordelijkheden en voorbeeldfunctie
   Iedereen is verantwoordelijk voor respectvol gedrag. Leidinggevenden hebben een extra voorbeeldfunctie en plicht tot ingrijpen. Signalen worden serieus genomen. Wegkijken is niet acceptabel.
2. Instructie en bewustwording
   RMS geeft medewerkers en leidinggevenden instructies over
   omgangsnormen op de werkvloer
   herkennen van discriminatie en ongewenst gedrag
   hoe te handelen bij incidenten
   hoe te melden en wat er daarna gebeurt

Deze instructies maken onderdeel uit van onboarding en periodieke herhaling, passend bij WTTA en SNA borging.

1. Meldprocedure
   Wie discriminatie of ongewenst gedrag ervaart of ziet, kan dit melden. Melden kan via
   de direct leidinggevende
   office support RMS via 0314 343630
   schriftelijk via RMS ter attentie van office support

Meldingen kunnen mondeling of schriftelijk. RMS behandelt meldingen vertrouwelijk en zorgvuldig. Alleen personen die noodzakelijk zijn voor beoordeling en opvolging krijgen toegang tot informatie.

1. Vertrouwenspersoon
   RMS stelt een vertrouwenspersoon aan. Waar nodig kan ook een externe vertrouwenspersoon worden ingeschakeld. De vertrouwenspersoon heeft geheimhoudingsplicht en ondersteunt bij het bespreken, melden en volgen van de procedure.

Indien je de namen en contactgegevens wilt opnemen, gebruik je dit format
Interne vertrouwenspersoon naam en functie, telefoon, e mail
Externe vertrouwenspersoon organisatie, telefoon, e mail

1. Onderzoek en opvolging
   Na een melding beoordeelt RMS de situatie en stelt waar nodig een onderzoek in. Dit gebeurt objectief en met hoor en wederhoor. RMS kan direct maatregelen nemen als veiligheid of werkbaarheid dit vereist.

Mogelijke maatregelen zijn onder meer
gesprek en duidelijke instructie
schriftelijke waarschuwing
overplaatsing of wijziging van werkzaamheden
beëindiging van inzet bij opdrachtgever
disciplinaire maatregelen
beëindiging van arbeidsovereenkomst of samenwerking

1. Bescherming tegen benadeling
   RMS tolereert geen benadeling of represailles tegen iemand die te goeder trouw een melding doet of meewerkt aan onderzoek. Benadeling wordt gezien als ernstig ongewenst gedrag en kan leiden tot maatregelen.
2. Klachtenafhandeling en termijnen
   RMS bevestigt ontvangst van een melding zo snel mogelijk en streeft ernaar binnen twee weken een eerste inhoudelijke terugkoppeling te geven. Als meer tijd nodig is, wordt dit uitgelegd en wordt een nieuwe termijn gecommuniceerd.

Als een klacht niet intern kan worden opgelost, kan RMS een externe klachtenbeoordeling organiseren.

1. Vastlegging en audit borging WTTA en SNA
   Meldingen, opvolging en maatregelen worden zorgvuldig vastgelegd, met inachtneming van privacy en vertrouwelijkheid. RMS gebruikt deze informatie ook voor trendanalyse en preventie, en om aantoonbaar te voldoen aan WTTA en SNA eisen.
2. Slot
   Dit beleid is bindend. Overtreding kan gevolgen hebben. Respect op de werkvloer is geen mening, het is een afspraak.